“Neste tipo de reunião, antes do seu início, é decidido o modo como as dúvidas e impasses serão resolvidos” (Portela, 2013). Essa reunião denomina-se:

Existem regras protocolares específicas para o relacionamento telefônico que facilitam a comunicação de dentro para fora da empresa. A respeito do assunto, identifique como verdadeiras (V) ou falsas (F) as seguintes afirmativas:

( ) Quando um superior telefona a uma pessoa que é de hierarquia inferior por meio dos secretários de ambos, ele deve estar ao telefone antes do secretário do superior passar a chamada ao seu chefe.

( ) Quem faz a chamada, aguarda na linha.

( ) Quando cair uma chamada antes de ser encerrada a conversa, deve ser a pessoa que recebeu a ligação quem toma a iniciativa de retornar.

( ) Quando um secretário fizer um convite em nome do seu chefe a uma pessoa da mesma categoria deste, não o transmitirá diretamente, mas sim por meio do secretário daquele.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

Considere os seguintes deveres:

1. Considerar a profissão como um fim para a realização profissional.

2. Direcionar seu comportamento profissional a bem da verdade, da moral e da ética.

3. Respeitar sua profissão e exercer suas atividades.

4. Operacionalizar e canalizar o processo de comunicação com o público.

São deveres fundamentais do secretário:

No quesito atendimento, segundo Berg (2013), as atitudes proativas fazem parte daquelas medidas especiais que surpreendem o cliente. Estamos nos referindo a:

No IV Fórum Nacional de Debates sobre Competências Profissionais – Empregabilidade do Profissional de Secretariado, realizado em 2008, foi proposto que a profissão seja compreendida como área secretarial e que seja subdividida em quatro subáreas. Nesse sentido, numere os parênteses abaixo de acordo com a respectiva subárea: 1 – Processos Administrativos; 2 – Atendimento; 3 – Comunicação e Expressão Verbal; 4 – Apoio Logístico.

( ) Escrita oral, não verbal e gestão informacional.

( ) Relacionamento presencial, telefônico e virtual.

( ) Organização de eventos, viagens e contratação de serviços terceirizados.

( ) Organização do ambiente e do expediente e sistematização do fluxo de atividades.

Assinale a alternativa que apresenta a numeração correta dos parênteses, de cima para baixo.

Assinale a alternativa que representa a descrição das técnicas secretariais desenvolvidas pelo secretário.

Com relação às atribuições da secretária, numere a coluna da direita de acordo com sua correspondência com as datas na coluna da esquerda.

1. 1960.

2. 1970.

3. 1980.

4. 1990.

( ) A primeira grande mudança da profissão. Surge o movimento com associações de classe e inicia-se o treinamento para secretárias, que passam a ter formação superior e a entender seu verdadeiro papel.

( ) A secretária tornou-se um símbolo de status gerencial. Todo “grande” gerente tinha uma secretária exclusiva.

( ) As secretárias serventes estão em extinção. As técnicas secretariais não são mais o centro do trabalho da secretária, mas um de seus aspectos.

( ) Regulamentação da profissão, surgimento dos sindicatos, profundas transformações no perfil gerencial brasileiro e, consequentemente, no dia da secretária.

Assinale a alternativa que apresenta a numeração correta, de cima para baixo.

A respeito da comunicação organizacional, considere as seguintes afirmativas:

1. A comunicação é determinada pelo emissor, por sua posição, pelo status que ocupa na organização, pela credibilidade e reputação de que desfruta e pelas experiências passadas de comunicação que proporcionou.

2. A ausência de juízos de valor e de estereótipos por parte do secretário pode possibilitar-lhe uma abordagem comunicativa consistente.

3. Tudo o que dizemos nem sempre é determinado pelo receptor, uma vez que emissor e receptor não possuem influência recíproca.

4. Uma atmosfera mútua de confiança entre os membros de uma organização facilita a comunicação.

5. O emissor não pode dizer algo muito diferente daquilo que o receptor espera dele, caso contrário não estabelece comunicação positiva.

Assinale a alternativa correta.

De acordo com o artigo 4º da Lei de Regulamentação da Profissão de Secretariado, é atribuição do Secretário Executivo:

Considere os seguintes fechos de cortesia:

1. Com distinta consideração.

2. Apreciaremos sua pronta resposta.

3. Sendo o que se apresenta para o momento.

4. Permanecemos ao seu inteiro dispor.

5. Com as expressões de nossa elevada consideração, subscrevemo-nos prazerosamente.

São fechos de cortesia que podem constituir o último parágrafo de uma carta: