Relato de uma Secretária Executiva: A atuação profissional, na prática, é bem diferente do que se imagina, quando se está na faculdade. A gama de conhecimentos adquiridos em sala de aula precisa de uma dose extra de coragem para encarar os desafios. Um dia, já com cinco anos de experiência como Secretária Executiva de uma Instituição Pública, deparei-me com a seguinte situação: após lavrada a ata de reunião da Congregação do Instituto e colhidas as assinaturas dos presentes, os processos apreciados seguiram a tramitação devida. Uma semana depois, a Coordenadora Acadêmica dirigiu-se a mim e disse que ela precisava que eu fizesse uma errata da ata, pois um dos processos estava com parecer errado. Então, expliquei muito educadamente que era melhor fazer a retificação do parecer e voltar o processo para ser aprovado em outra reunião. Falei que a errata deve ser redigida quando quem a redigiu cometeu um erro e, então, admite oficialmente. O que não foi o caso. Resposta da Coordenadora: “Quando o chefe erra, a culpa é do subordinado”. Concluí mais uma vez que muito mais que coragem deve ter o secretário executivo. De acordo com o relato, marque a opção correta, considerando os deveres fundamentais da profissão de Secretariado Executivo:

Fazem parte das técnicas secretariais o conhecimentos da linguagem, termos técnicos e códigos utilizados por companhias aéreas e hotéis que aparecem em toda a documentação comumente exigida em viagem.

Considerando esse contexto, analise as afirmativas a seguir.

1. : procedimento de embarque realizado no balcão da companhia aérea e indica, também, o procedimento de entrada no hotel.

2. : o não comparecimento do passageiro ao embarque ou a não entrada de um hóspede no hotel.

3. : quando a empresa aérea vende mais assentos que o número total disponível na aeronave ou quando o hotel reserva um número de quartos além de sua capacidade.

4. : determina o sistema no qual as despesas estão incluídas no valor da diária ou pacote pago pelo hóspede ou viajante.

5. : entrada no hotel antes do horário normal ou programado.

Assinale a alternativa que completa correta e respectivamente as lacunas das afirmativas anteriores.

Como agente de resultado, a secretária acompanha os serviços delegados a ela, aqueles voltados à sua equipe e, principalmente, os serviços direcionados ao gestor e aos membros de sua equipe. Porém, os seus conhecimentos sobre as técnicas secretariais têm que ser amplos para que o seu trabalho seja profícuo.

Associe a COLUNA I com a COLUNA II, relacionando as técnicas secretariais a seus respectivos conceitos.

COLUNA I

1. Follow-up

2. Agenda

3. Pauta de reunião

4. Ata

5. Convite

6. Convocação

COLUNA II

( ) É uma ferramenta eficiente e de fundamental importância para otimizar o tempo.

( ) Antes do início da reunião, costuma-se apresentar aos participantes todos os tópicos a serem abordados.

( ) Resumo escrito em que se relata o que se passou e o que foi decidido em uma sessão, reunião, convenção ou assembleia.

( ) Técnica de acompanhamento que complementa a agenda.

( ) É enviado a profissionais de nível hierárquico igual ou superior ao do executivo (gestor).

( ) É destinado ao profissional que responde hierarquicamente ao executivo (gestor) e a participação desse profissional é um cumprimento de ordem.

Assinale a sequência CORRETA.

O profissional de Secretariado Executivo, presente nas unidades de Relações Internacionais das instituições de ensino superior, deve ser capacitado com conhecimentos em informática, tecnologia, nas línguas estrangeiras, nas relações interpessoais, em ética e atividades secretariais, além de outras características para conduzir os processos existentes. Dentre essas características, constam:

I concessão de bolsas de ensino e de extensão aos alunos de intercâmbio.

II contatos com Instituições estrangeiras e consulados.

III organização de eventos internacionais.

IV tradução de documentos em idioma estrangeiro.

V emissão de passaporte de docentes em intercâmbio, quando autorizado pela Polícia Federal.

Analisando as afirmações acima, estão corretas as afirmativas:

O artigo “Gestão Secretarial: semelhanças entre competências gerenciais e secretariais”, do Secretariado Executivo em Revist@, descreve o perfil do Secretário, suas competências e atribuições em recente pesquisa na literatura disponível da área secretarial. Em termos de aspectos comportamentais e competências, o ato de gerir exige o atendimento aos requisitos clássicos do gerenciamento, bem como a visão holística dos processos e das pessoas, os aspectos comportamentais, valores e experiências, além da flexibilidade para as mudanças e inovações.

No que diz respeito à síntese dos aspectos comportamentais e das competências do Secretário Executivo, analise as afirmações abaixo e assinale AC, para Aspectos Comportamentais, ou C, para Competências.

( ) Agente facilitador.

( ) Domínio de habilidades de escritório.

( ) Planejamento, organização, liderança e controle de viagens, eventos, reuniões, agenda e arquivos.

( ) Polivalência.

( ) Empreendedorismo, domínio de tecnologias.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

As empresas podem utilizar a tecnologia da internet para melhorar a satisfação dos clientes ao responder rapidamente às solicitações e dando maior acesso à informação de produção e serviços. Considerando que é primordial um sistema de atendimento às reclamações dos clientes para permitir um permanente desenvolvimento interno e uma gestão empresarial com foco no cliente, qual das ferramentas abaixo é considerada como a principal?

“Apresentação de um tema de grande interesse, técnico ou científico, a um público selecionado, com a participação de especialistas no assunto”. Qual o tipo de reunião descrita acima?

Considerando que está cada dia mais presente no mercado de trabalho, com os avanços tecnológicos e a globalização do planeta, ter uma noção básica de inglês é uma necessidade do nosso dia a dia. A principal função desses vocabulários corporativos é otimizar o nosso tempo, transformando uma longa explicação ou uma longa frase em apenas uma palavra ou às vezes uma simples sigla. Relacione a Coluna 1 à Coluna 2 de acordo com o dicionário de corporativês e suas definições.

Coluna 1

1. Supply chain management.

2. Kick-off.

3. Hands on.

4. Core business.

5. Breakthrough.

Coluna 2

( ) Trata-se de um avanço em determinada área.

( ) Negócio principal da empresa.

( ) Dar o primeiro passo, começar.

( ) Com participação ativa.

( ) Gerenciamento de cadeia de abastecimento.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

O atendimento ao cliente via telefone é um importante diferencial no relacionamento com os consumidores, seja em um call center, escritório ou em qualquer empresa que ofereça esse meio de comunicação. A maneira como o consumidor é tratado influencia diretamente na sua percepção quanto à instituição contatada e, portanto, quanto melhor o atendimento, melhor a imagem da empresa diante do seu público. Segundo Veiga (2007), analise as seguintes afirmações a respeito de comunicação e expressão:

I. É muito comum atender ao telefone e iniciar a conversa através de viva-voz.

II. Se durante a realização de uma ligação a conexão estiver com ruído ou interferência, será necessário solicitar ao interlocutor que desligue e tente novamente.

III. A secretária deve manter perto do aparelho telefônico uma caneta e um bloco para anotar os recados e as solicitações do cliente.

IV. Quando a secretária capturar as ligações de seu colega que não está mais no escritório, ela deve dizer apenas que ele já foi embora.

V. A iniciativa de desligar a ligação deve partir de quem fez a ligação.

Quais estão INCORRETAS?