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Para que não se confie apenas na memória, durante os processos de planejamento, organização e controle das rotinas de escritório, Beltrão e Passos (1991) sugerem a adoção de três tipos de agendas, quais sejam:
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Associe as duas colunas, relacionando cada modalidade de reunião descrita por Faria (1989) às devidas características.
MODALIDADE
1. Simpósio
2. Seminário
3. Painel
4. Mesa-redonda
5. Conferência
6. Fórum
CARACTERÍSTICAS
( ) Reunião com dois tipos de convidados: assistentes que não interferem e especialistas que conduzem o assunto com argumentação técnica.
( ) Modalidade de reunião clássica, preparada e conduzida por um coordenador que desempenhará o papel de moderador e orientador das discussões.
( ) Tipo de reunião de alto nível, com participação de especialistas de grande renome, objetivando intercambiar informações, possibilitando a atualização dos participantes.
( ) Reunião que consiste numa exposição verbal entre iguais que têm algum conhecimento prévio do assunto, além de qualificações técnicas.
( ) Reunião que objetiva alcançar a efetiva participação de um público numeroso, o qual será motivado pelo coordenador segundo interesse geral.
( ) Modelo de aula expositiva clássica. A comunicação depende de recursos visuais; capacidade técnica e motivacional, além de qualidades de oratória.
A sequência correta é
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É um relatório que representa um resumo do que se disse ou fez em determinada reunião, cujos elementos básicos indicam o dia, mês, ano, a hora, o local, as pessoas presentes, declarações, a ordem do dia e o fecho (MEDEIROS; HERNANDES, 1986).
A descrição refere-se a um(a)
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São ações necessárias à preparação e à direção de reuniões, conforme Faria (1989):
I. Preparar o local e elaborar uma agenda ou programação.
II. Permitir debates e discussões paralelas para promover a participação.
III. Limitar tempos e orientar debates e discussões.
IV. Conduzir participantes interessados e registrar suas perguntas.
V. Aprovar e, se possível, obter assinaturas da ata.
São corretas as afirmativas:
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São orientações sobre pronúncia de números telefônicos, segundo Beltrão e Passos (1991):
I- o número 11 deve ser pronunciado como onze, e não um, um.
II- todo algarismo deve ser pronunciado como numeral.
III- deve-se conferir uma pausa a cada número pronunciado, respeitando a pausa do prefixo.
IV- deve ser pronunciado algarismo por algarismo, salvo algumas exceções.
Estão corretas as afirmações:
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O perfil de competências de um profissional de secretariado pressupõe eficiência e responsabilidades. Segundo Beltrão e Passos (1991), para um bom atendimento, é preciso conhecer determinados aspectos da organização em que trabalha, dentre os quais
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A indicação dos diversos assuntos a tratar em cada etapa, com previsão da duração total do encontro e de cada ponto da agenda, pertence a qual dos passos da organização de uma reunião?
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Quando receber uma ligação de alguém que se diz amigo de um colaborador e pedindo o seu e-mail, como a telefonista deve proceder?
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Para ter uma boa aparência devemos, exceto:
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