Recomenda-se que sejam anotados na agenda de trabalho os seguintes itens, EXCETO:

Em relação à gestão da agenda, avalie se as afirmativas a seguir são falsas (F) ou verdadeiras (V):

- Uma agenda organizada e inteligente é importante instrumento de gerenciamento do tempo e do cumprimento de compromissos e controle de prazos.

- A agenda ajuda a marcar, organizar e controlar compromissos, reuniões e pagamentos.

- A agenda diária deve ser consultada sempre no primeiro horário do dia e também nos momentos finais do dia, para verificar se não há pendências para o dia seguinte e para se fazer uma avaliação final do cumprimento das tarefas do dia.

As afirmativas são respectivamente:

Algumas regras básicas de etiqueta na troca de mensagens via internet devem ser sempre seguidas, notadamente em correspondência institucional. Avalie se as recomendações a seguir estão corretas:

I. Enviar mensagens preferencialmente em HTML.

II. Usar muitos recursos diferentes de formatação (cores, tamanho da fonte, efeitos especiais) para tornar o texto mais atraente .

III. Usar a norma culta da língua portuguesa para se expressar.

IV. Só copiar texto qualquer outra fonte que possua conteúdo protegido por registro e que não permita cópias citando a fonte.

Assinale a alternativa correta:

O técnico em secretariado José Carlos Prado vai criar um e-mail institucional próprio. Se possível, entre os citados, o seguinte nome registrado deve ser o preferido:

Você recebe um e-mail que pede certa informação sobre determinado curso. A resposta objetiva que você deve dar é: “O curso é oferecido apenas em nível de graduação e tem quatro anos de duração recomendada, dividida em oito períodos semestrais”. A seguinte resposta é a mais adequada nesse caso:

No atendimento telefônico, ao contrário do presencial, não temos como visualizar o interlocutor e, portanto, não temos como conhecê-lo e saber seu estado de espírito a partir de suas vestes, de sua postura, de sua fisionomia. Ao telefone, a comunicação será necessariamente menos pessoal. A próxima questão se referem a uma situação em que você vai realizar o atendimento telefônico de um profissional de outra organização.

Em certos casos, no atendimento telefônico, você terá de anotar um recado. Nesse caso, você deve identificar corretamente o destinatário do recado e a pessoa que está deixando o recado, identificar a que empresa/organização ele pertence e o conteúdo do recado. Pode ocorrer que, por exemplo, o sobrenome do interlocutor ser Munch, e, portanto, difícil de entender. Você então pede para ele soletrar. Usando o código padrão internacional para soletração ele dirá (na pronúncia correta):

No atendimento telefônico, ao contrário do presencial, não temos como visualizar o interlocutor e, portanto, não temos como conhecê-lo e saber seu estado de espírito a partir de suas vestes, de sua postura, de sua fisionomia. Ao telefone, a comunicação será necessariamente menos pessoal. A próxima questão se referem a uma situação em que você vai realizar o atendimento telefônico de um profissional de outra organização.

Você percebe que é um caso em que terá de transferir a ligação para outro setor. Nessas condições, avalie se as seguintes recomendações são falsas (F) ou verdadeiras (V):

- Antes de tomas as providências iniciais diga “um minutinho”.

- Anuncie à pessoa que atende sua ligação no outro setor quem está ligando e, se possível, qual o assunto.

- Avise ao interlocutor com quem ele vai falar noutro setor.

- Feita a “ponte”, verifique se a ligação foi corretamente transferida e discretamente saia da ligação.

As recomendações são respectivamente:

No atendimento telefônico, ao contrário do presencial, não temos como visualizar o interlocutor e, portanto, não temos como conhecê-lo e saber seu estado de espírito a partir de suas vestes, de sua postura, de sua fisionomia. Ao telefone, a comunicação será necessariamente menos pessoal. A próxima questão se referem a uma situação em que você vai realizar o atendimento telefônico de um profissional de outra organização.

Ao atender a ligação, a seguinte forma de iniciar a comunicação é indicada:

Você irá recepcionar um pequeno grupo de visitantes, previamente agendado. Nessa condição, os seguintes procedimentos devem ser rigorosamente seguidos por você, EXCETO UM, que está ERRADO. Assinale-o.

Em relação à apresentação pessoal do profissional de secretariado, avalie se as recomendações a seguir estão corretas:

I. Seja fiel a seu estilo, caracterize-se de modo a deixar claro quem você é; assim, se você é extrovertido e informal, isso deve se refletir em sua apresentação pelo uso de roupas e adornos coloridos e chamativos.

II. O uso de acessórios como anéis, brincos, colares, lenços é sempre bem-vindo, quanto mais adornado estiver a secretária ou o secretário, mais forte e positiva será a impressão causada no visitante.

III. Manter unhas sempre bem aparadas e limpas, cabelos bem cortados e penteados e maquiagem discreta (no caso feminino), são cuidados que ajudam a causar uma boa impressão no visitante.

Assinale a alternativa correta: