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A questão desta prova baseiam-se em fragmentos textuais adaptados do artigo “Secretário executivo: o que você pode fazer de valioso para ser cobiçado pelo mercado de trabalho?”, escrito por Cláudia Brunelli Rêgo, secretária executiva e professora.
FRAGMENTO 2
POSTURA E APARÊNCIA
O secretário executivo é o cartão de visitas da organização. É a primeira pessoa com quem o cliente interno e o externo se deparam ao buscar contato com a empresa. Por postura, pode-se entender os itens relativos ao modo como se apresentar no ambiente de trabalho. Em primeiro lugar, é importante trajar-se de modo convencional e sóbrio, ou seja, estar bem vestido sem exagerar na elegância. Cuidado: vestir-se na última moda pode ser contraproducente. O ideal é não se descuidar da aparência.
Disponível em:< http://www.artigos.com/artigos/humanas/educacao/secretario-executivo:-o-que-voce-pode-fazer-de-valioso-para-ser-cobicado-pelo-mercado-de-trabalho?-1302/artigo/>. Acesso em: 5 jan. 2012. [Adaptado]
Assinale a afirmativa válida quanto ao fragmento em destaque.
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FRAGMENTO 3
BOM ATENDIMENTO E RECEPÇÃO
Na era da competitividade, o atendimento é o diferencial. Atender bem às pessoas não é simplesmente recepcioná-las dentro da organização, ser cordial ao telefone ou responder de imediato a um e-mail. Atender bem às pessoas é também poder antecipar-se às suas necessidades. Na condição de assessor e intermediador entre o poder de decisão e o contexto interno e externo à organização, o secretário executivo deve colocar-se no lugar das pessoas que ali estão e tentar solucionar seus problemas. Para tanto, seguem algumas regras básicas:
• respeite as pessoas: é importante termos sempre em mente que o outro, assim como nós, tem muitas qualidades e defeitos, que cada um de nós possui sentimentos e que nos guiamos por escala de valores diferentes, por isso trate o outro como você gostaria de ser tratado;
• demonstre interesse: por mais diferentes que possamos ser, queremos que se interessem por nós e por nossos problemas;
• ouça com atenção: as pessoas precisam de tempo para falar sobre si mesmas, seus interesses e problemas. Portanto, precisamos ouvir com atenção, interesse e respeito (...)
Disponível em: <http://www.artigos.com/artigos/humanas/educacao/secretario-executivo:-o-que-voce-pode-fazer-de-valioso-para-ser-cobicado-pelo-mercado-de-trabalho?-1302/artigo/>. Acesso em: 5 jan. 2012. [Adaptado]
Para atender bem, o secretário executivo deve observar alguns procedimentos importantes, tais como:
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FRAGMENTO 01
A profissão de secretário executivo, reconhecida através da Lei 7.377, de 30/09/1985, ganha importância a cada nova atribuição que é concedida a esse profissional. O rápido avanço tecnológico das últimas décadas exige do secretário uma constante busca de conhecimentos para tornar seu trabalho ágil, eficiente e eficaz.
O secretário deixou de ser somente apoio para introduzir novas metodologias e exercer funções criativas, atendendo, assim, às necessidades das organizações. O convívio direto com o executivo, dentro de uma grande organização, faz com que o secretário executivo adquira um nível de informação maior que outros escalões da estrutura empresarial. Começou-se a reconhecer e a valorizar o papel do secretário executivo quando ele passou a preparar materiais específicos para apresentações em reuniões internas e externas, nas quais o executivo apresenta o trabalho idealizado por ele, mas criado, realizado e administrado pelo secretário executivo.
Hoje, os secretários executivos que são requisitados pelo mercado de trabalho buscam ferramentas para administrar eficazmente o tempo; fazem a intermediação entre o poder de decisão e o contexto interno e externo à instituição; aplicam funções gerenciais; dão ênfase ao relacionamento com os clientes internos e os externos; apresentam habilidade para a comunicação e para o trabalho em equipe; resolvem problemas inerentes ao seu trabalho, melhorando a qualidade e a produtividade dos serviços; têm visão holística da organização; cultivam boas relações pessoais; preocupam-se em desenvolver a inteligência emocional; demonstram capacidade de perceber a necessidade constante de aperfeiçoamento profissional, acompanhando a evolução científica e tecnológica. Nesse sentido, tornou-se um profissional com postura aberta a mudanças, que valoriza atitudes empreendedoras e que presta assessoria a executivos e dirigentes no desempenho de suas funções.
Disponível em:< http://www.artigos.com/artigos/humanas/educacao/secretario-executivo:-o-que-voce-pode-fazer-de-valioso-para-ser-cobicado-pelo-mercado-de-trabalho?-1302/artigo/>. Acesso em: 5 jan. 2012. [Adaptado]
No terceiro parágrafo, a autora lista algumas competências que devem ser desenvolvidas pelo profissional do secretariado executivo. Os traços identitários, característicos do secretário requisitado pelo mercado de trabalho atual, que se podem relacionar a essas competências são:
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FRAGMENTO 5
COMUNICAÇÃO EFICAZ
A comunicação é indispensável à atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência, do secretário depende essencialmente da habilidade de os indivíduos se comunicarem. Portanto, a comunicação deve ser clara, objetiva, correta do ponto de vista linguístico-textual, além de adequada ao interlocutor e à situação interacional a que se vincula.
Disponível em:< http://www.artigos.com/artigos/humanas/
educacao/secretario-executivo:-o-que-voce-pode-fazer-de-valioso-para-ser-cobicado-pelo-mercado-de-trabalho?-1302/artigo/>. Acesso em: 5 jan. 2012.[Adaptado]
Para desenvolver situações de comunicação eficaz no exercício da profissão, o secretário executivo deve
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FRAGMENTO 5
COMUNICAÇÃO EFICAZ
A comunicação é indispensável à atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência, do secretário depende essencialmente da habilidade de os indivíduos se comunicarem. Portanto, a comunicação deve ser clara, objetiva, correta do ponto de vista linguístico-textual, além de adequada ao interlocutor e à situação interacional a que se vincula.
Disponível em:< http://www.artigos.com/artigos/humanas/
educacao/secretario-executivo:-o-que-voce-pode-fazer-de-valioso-para-ser-cobicado-pelo-mercado-de-trabalho?-1302/artigo/>. Acesso em: 5 jan. 2012.[Adaptado]
Considere a situação hipotética abaixo explicitada e, em seguida, analise as afirmações sobre ela.
Secretária: - Coren, bom dia.
Interlocutor: - Bom dia. Por gentileza, eu gostaria de falar com o doutor Pedro Matias
Secretária: - No momento, o doutor Pedro não pode atender. Ele está em reunião com o staff. O senhor gostaria de deixar algum recado?
Interlocutor: - Não, obrigado. Aqui quem está falando é João Brito. Sou ex-funcionário do Coren e... Secretária: - Joãozinho! Querido! Quanto tempo, hein? Aqui é Mary Helena! Tudo bem com você, cara? O que você manda de novo?
I A mudança no nível de linguagem do diálogo transcrito é justificável pelo fato de os personagens se conhecerem, razão por que não há inadequação nessa mudança.
II Por estar no horário de trabalho, a secretária deveria ter mantido o tom formal, mesmo após a identificação do interlocutor.
III Quando atendeu ao telefone, a secretária não deveria ter especificado a atividade que o executivo estava desenvolvendo naquele momento. Isso é sigiloso; então, ela deveria ter esperado o interlocutor se identificar primeiro.
Está correto apenas o que se afirma em:
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FRAGMENTO 5
COMUNICAÇÃO EFICAZ
A comunicação é indispensável à atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência, do secretário depende essencialmente da habilidade de os indivíduos se comunicarem. Portanto, a comunicação deve ser clara, objetiva, correta do ponto de vista linguístico-textual, além de adequada ao interlocutor e à situação interacional a que se vincula.
Disponível em:< http://www.artigos.com/artigos/humanas/
educacao/secretario-executivo:-o-que-voce-pode-fazer-de-valioso-para-ser-cobicado-pelo-mercado-de-trabalho?-1302/artigo/>. Acesso em: 5 jan. 2012.[Adaptado]
Considere a situação hipotética abaixo:
Uma secretária executiva deixa sobre a mesa do executivo que assessora o seguinte bilhete.
Chefe,
O doutor Pontes ligou e disse que o documento daquele funcionário já está pronto, mas é necessário a sua assinatura. Ele disse também que estará telefonando mais tarde.
Mary Helena de Sousa
Analise as afirmações acerca do texto lido.
I O bilhete escrito por Mary Helena obedece às regras da norma culta.
II O texto escrito pela secretária apresenta ambiguidade no uso do pronome possessivo.
III O bilhete em análise está, provavelmente, inserido em um contexto partilhado pela secretária e pelo chefe dela; todavia, a comunicação eficaz exige a explicitação dos detalhes.
IV A concisão do texto escrito por essa secretária evidencia que ela está atenta à rapidez que o executivo deve dispensar a comunicações desse tipo.
Está correto o que se afirma apenas em
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COMUNICAÇÃO EFICAZ
A comunicação é indispensável à atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência, do secretário depende essencialmente da habilidade de os indivíduos se comunicarem. Portanto, a comunicação deve ser clara, objetiva, correta do ponto de vista linguístico-textual, além de adequada ao interlocutor e à situação interacional a que se vincula.
Disponível em:< http://www.artigos.com/artigos/humanas/
educacao/secretario-executivo:-o-que-voce-pode-fazer-de-valioso-para-ser-cobicado-pelo-mercado-de-trabalho?-1302/artigo/>. Acesso em: 5 jan. 2012.[Adaptado]
A agilidade das demandas comunicacionais do século XXI motivou a implementação do “e-mail institucional” em praticamente todos os órgãos públicos e privados no Brasil e no mundo. Para refletir sobre o uso dessa ferramenta corporativa, analise a situação abaixo explicitada.
Pasta Atual: Entrada
Escrever Endereços Pastas Opções Procurar Ajuda Lista de Mensagens | Apagar | Anterior | Próxima |Encaminhar | Encaminhar como anexado | Responder |
Assunto: Convite palestra
De: "Mary Helena de Sousa " <maryhelena@coren.rn.br>
Data: Ter, Janeiro 17, 2012 9:48 am
Para: “Luiz Pontes” <luiz.pontes@coren.rn.br>
Data: Ter, Janeiro 17, 2012 9:48 am
Para: “Luiz Pontes” <luiz.pontes@coren.rn.br>
Dr. Pontes,
Venho por meio deste e-mail institucional, mui respeitosamente, convidar o senhor para dar uma palestra a TODOS os técnicos (os de nível superior e também os de nível médio) do Coren sobre as exigências dos setores jurídico e pessoal do Coren quanto à apresentação dos documentos necessários para a formalização de processos relativos a procedimentos legais deste concelho: contratação, marcação de férias, afastamento para viagem à serviço, afastamento por motivo de doença, entre outros, conforme listagem anexo.
Certa de que Vossa Senhoria vai atender a esse convite, o qual vem do Dr. Pedro, meu chefe, envio-lhe meus votos de estima e consideração, acompanhados de um forte abraço.
Mary Helena de Sousa
Secretária Executiva
Secretária Executiva
A respeito do e-mail institucional lido, analise as seguintes afirmações.
I Há, nesse e-mail, erros de ortografia, de concordância e de uso indevido do acento grave (indicativo de crase); porém, o maior problema dele é aproximar-se de um estilo não condizente com o de um e-mail institucional.
II No trecho “[...] dar uma palestra [...]”, a seleção do verbo “dar” se configura como um erro inaceitável de estilo em um texto que precisa ser formal. O único verbo adequado a essa situação seria “proferir”.
III Além de repetições desnecessárias da sigla “Coren”, Mary Helena não observou o uso adequado do pronome com que deveria tratar seu interlocutor.
IV O e-mail lido apresenta trechos completamente desnecessários, posto que vazios de informação. Por isso, eles deveriam ser excluídos, obtendo-se concisão.
Estão corretas as afirmativas:
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COMUNICAÇÃO EFICAZ
A comunicação é indispensável à atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência, do secretário depende essencialmente da habilidade de os indivíduos se comunicarem. Portanto, a comunicação deve ser clara, objetiva, correta do ponto de vista linguístico-textual, além de adequada ao interlocutor e à situação interacional a que se vincula.
Disponível em:< http://www.artigos.com/artigos/humanas/
educacao/secretario-executivo:-o-que-voce-pode-fazer-de-valioso-para-ser-cobicado-pelo-mercado-de-trabalho?-1302/artigo/>. Acesso em: 5 jan. 2012.[Adaptado]
Abaixo, são listados alguns textos que podem ser produzidos pelo secretário executivo.
I Ata, Memorando, Ofício, Relatório.
II Bilhete, Comunicado, E-mail, Requerimento.
III Atestado, Declaração, Edital, Parecer.
IV Carta comercial, Exposição de motivos, Tese, Portaria.
As listas que correspondem aos textos que, cotidianamente, mais se aproximam das práticas de escrita desse profissional no exercício de suas atividades são
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A tarefa de organizar uma agenda pode até parecer simples e cotidiana da vida de um(a) secretário(a), mas, se não for administrada corretamente, leva a um grande desperdício de tempo’’ .
A checagem e a relação de pendências nas atividades /compromissos chama-se:
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Ao representar a empresa em lugares públicos, como um almoço de negócios, o profissional da área secretarial deve ter o cuidado de se apresentar adequadamente. Seguindo o protocolo de etiqueta empresarial, quando se representa a empresa, o cartão de visitas deve ser entregue:
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