No dinamismo das empresas atuais, o profissional secretário possui uma lista bem extensa de atribuições que compõem sua rotina de trabalho. Entre as opções a seguir, assinale aquela que NÃO corresponde a uma atribuição do profissional secretário.

Desde seu surgimento, ainda na Idade Antiga, até a atualidade, o profissional secretário passou por consideráveis mudanças em seu perfil profissional, incorporando novas funções e assumindo cada vez mais responsabilidades dentro das organizações. Sobre o processo de evolução do perfil profissional do secretário ao longo dos tempos, analise as opções a seguir e marque aquela que está INCORRETA.

A correta utilização do telefone no ambiente de trabalho é uma habilidade vital para o profissional secretário, visto que proporciona economia de tempo, dinheiro, além de fortalecer uma imagem positiva da empresa em que trabalha. Assim, classifique as afirmações a seguir em Verdadeiro (V) ou Falso (F).

I- Ter à mão papel e lápis para anotações, tomar notas de nomes inteiros, soletrar nomes difíceis, solicitar número de ramal, se houver, são alguns dos cuidados que o profissional secretário deve ter ao utilizar o telefone no ambiente de trabalho;

II- É recomendável que o telefone não toque muitas vezes, pois passa uma imagem ruim para quem está tentando manter contato com a empresa. Isso só é permitido ou aceitável quando o profissional secretário tem que se ausentar do seu posto de trabalho, não havendo necessidade de solicitar que outra pessoa atenda ao telefone por ele;

III- É importante que o profissional secretário tenha conhecimento e domínio sobre alguns pontos relativos ao correto uso do telefone, como por exemplo: tonalidade de voz, identificação do local, conversas prolongadas, entre outros.

Marque a opção CORRETA.

Para lidar com as mais variadas situações do atual mercado globalizado, em seu sentido mais amplo, o profissional secretário precisa ter habilidades que o tornem capaz de desenvolver seu trabalho de forma eficaz, auxiliando o executivo, bem como a organização, a permanecer de forma efetiva, no referido mercado. A habilidade referente à capacidade de perceber e compreender o ambiente no qual o profissional trabalha, tendo condições de emitir opiniões sobre o mesmo, é conhecida como

Frente à globalização dos mercados, os executivos precisam viajar com muita frequência para manter relações mais próximas com atuais ou possíveis parceiros empresariais. Diante disso, compete ao profissional secretário tomar todas as providências para que a viagem do executivo ocorra da melhor maneira possível.

Assim, analise as afirmações a seguir.

I- Ter informações precisas da viagem, como data, local, horário dos compromissos, locação de veículos, se for o caso, além do número de pessoas que viajarão, são alguns cuidados básicos para se organizar uma viagem;

II- Verificar com o executivo se existe a necessidade de levar documentos da organização para fazer demonstrações ou mesmo fechar um negócio;

III- Reserva de lugares no voo, compra da passagem de retorno e reserva de hotel são funções que cabem ao próprio executivo, visto que dependem de suas preferências pessoais.

Marque a opção CORRETA.

Sobre o atual perfil do profissional secretário, analise as opções a seguir e marque aquela que está INCORRETA.

Na sua rotina de trabalho, o profissional secretário precisa desenvolver algumas funções de liderança através da coordenação de funcionários ou colaboradores. Nessas relações, esse profissional exerce funções de mando e deve transmitir orientações ao subordinado para a execução de tarefas ou atividades. Para que não ocorram falhas nesse processo, são necessários alguns cuidados por parte do profissional secretário, EXCETO:

Organizar e participar de eventos tem-se tornado cada vez mais comum e necessário às organizações, haja vista a necessidade de constante atualização dos profissionais que integram a empresa. Sobre a organização de eventos, as organizações podem contar com o profissional secretário, que possui o conhecimento e as habilidades técnicas necessárias para promover um evento de sucesso. Com base nesse conhecimento, marque a opção cujo evento está caracterizado de forma CORRETA.