Os arquivos correntes referem-se aos documentos e registros que são:

I - frequentemente atualizados para refletir informações recentes;

II - essenciais para as operações diárias da organização, pois contêm informações relevantes;

III - transferidos para arquivos históricos internos ou instituições arquivísticas;

IV - usados repetidamente em processos diários, reuniões e outras atividades operacionais;

V - acessados com menos frequência e normalmente mantidos por razões legais.

Está CORRETO o que se afirma em:

A secretaria escolar da Escola de Ensino Fundamental Mendes Pimentel utiliza diversos métodos de arquivamento para organizar e armazenar seus documentos de forma eficiente. De acordo com as vantagens específicas de cada método, relacione a 2ª coluna de acordo com a 1ª coluna.

1ª coluna:

1. Numérico
2. Geográfico
3. Cronológico

2ª coluna:

( ) Favorece a identificação visual dos documentos.
( ) Proporciona a rastreabilidade histórica.

( ) Possibilita a localização física dos documentos.

( ) Facilita a expansão do sistema à medida que a escola cresce.

São diretrizes para o desenvolvimento de um plano de arquivamento adequado que contribui para a preservação da história da instituição e a eficiência nas operações diárias da secretaria escolar:

I - armazenar informações relevantes e irrelevantes sem necessidade de priorização das informações essenciais;

II - identificar prazos de retenção para cada tipo de documento, considerando as regulamentações locais;

III - considerar condições ambientais para documentos físicos e a segurança de servidores para documentos digitais;

IV - misturar informações de alunos, professores e funcionários em um único arquivo agilizando a recuperação de dados quando necessário;

V - implementar rotinas regulares de backup para garantir a segurança dos registros digitais protegendo os dados confidenciais.

Está CORRETO o que se afirma em:

É um conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais eles foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim, e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são consultados. São documentos que estão sempre ao alcance, justamente por serem constantemente consultados para aferir as informações que estão neles.

O texto refere-se ao tipo de Arquivo:

Sobre arquivos de documentos assinale a alternativa correta:

I. O CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos é o órgão responsável por definir a política nacional de arquivos públicos e privados.

II. Um sistema direto de arquivamento permite que arquivos sejam consultados sem a necessidade de um índice, já no sistema indireto há necessidade de de índice para consulta.

III. Atas, certidões e declarações são documentos utilizados na rotina de trabalho de arquivamento.

IV. Edital é um documento utilizado para o estabelecimento de condições de interesses variados, tornando-se públicos por meio de anúncios na imprensa, no Diário Oficial da União ou com afixação em lugares públicos.

Assinale a alternativa incorreta sobre organização de arquivos eletrônicos:

Assinale a alternativa que indica qual dos seguintes princípios de classificação de documentos é mais adequado para garantir a organização e o acesso eficiente aos registros: