Sobre organização e administração de arquivos, marque V para VERDADEIRO e F para FALSO e posteriormente assinale a alternativa com a sequência CORRETA, respectivamente:

( ) Antes de ser implantado o programa de gestão documental na instituição faz-se necessário, primeiramente, o planejamento do sistema de administração dos seus arquivos.
( ) Um aspecto importante a ser definido diz respeito à centralização ou à descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente. É nesse momento de planejamento que cada instituição deve definir se os arquivos serão descentralizados - reunidos num arquivo central - ou centralizados - arquivados nos diversos setores institucionais.
( ) Os arquivos setoriais são aqueles localizados nos próprios setores em que são gerados os documentos. Os arquivos gerais ou centrais são aqueles que se destinam a receber os documentos correntes provenientes de vários setores institucionais.
( ) O arquivo corrente é aquele que possui, em seu conjunto, documentos que são consultados de modo frequente e que, geralmente, estão em fase de intensa tramitação.
( ) Para que o arquivo corrente seja bem gerenciado, recomenda-se que cada departamento constituinte da instituição siga normas e procedimentos padronizados quanto ao tratamento desses tipos de arquivos, a partir do planejamento e da implementação do programa de gestão documental na organização.
( ) Os depósitos de documentos intermediários geralmente são centralizados. Os documentos advindos dos setores organizacionais, via transferência, são retidos principalmente por razões legais, de acordo com prazos prescricionais e precaucionais.
( ) Mesmo arquivados em local distinto daquele em que foram criados, os documentos em arquivo intermediário continuam sendo propriedade do departamento que os gerou. Assim, os documentos só poderão ser acessados por tais setores, ou só poderão ser consultados por terceiros após a autorização daquelas unidades organizacionais.

Considerando as seguintes características de um documento oficial:

I - É o instrumento utilizado para o registro expositivo dos fatos e das deliberações ocorridos em uma reunião, sessão ou assembleia.
II - Sua estrutura é composta pelo 1. Título - NOME DO DOCUMENTO. Em se tratando de documentos elaborados sequencialmente, indicar o respectivo número da reunião ou sessão, em caixa alta; e 2. Texto.
III - O texto do documento deve incluir: a) Preâmbulo – registro da situação espacial e temporal e participantes; b) Registro dos assuntos abordados e de suas decisões, com indicação das personalidades envolvidas, se for o caso; e c) Fecho – termo de encerramento com indicação, se necessário, do redator, do horário de encerramento, de convocação de nova reunião etc.
IV - O documento será assinado e/ou rubricado por todos os presentes à reunião ou apenas pelo Presidente e Relator, dependendo das exigências regimentais do órgão.
V - O texto apresenta-se seguidamente, sem parágrafos, ocupando cada linha inteira, sem espaços em branco ou rasuras, para evitar fraudes.

Após a análise das sentenças, tais características referem-se a:

Considerando as fases da gestão de documentos: produção, utilização, avaliação e destinação de documentos, associe a 1ª coluna com a 2ª coluna.

1ª COLUNA
1 - Produção de documentos.
2 - Utilização de documentos.
3 - Avaliação e Destinação de documentos.

2ª COLUNA
( ) Esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições.
( ) Geralmente considerada a mais complexa das três fases da gestão de documentos, desenvolve-se mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.
( ) Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão. Nesta fase, deve-se intervir nos processos de geração dos documentos organizacionais, tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. São projetados também modelos de formulários e demais documentos que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com as necessidades dos órgãos. Evita-se, portanto, a proliferação de documentos inúteis ou de duplicatas, de modo a otimizar e disciplinar também os serviços de reprografia e automação arquivística.

Após a associação, a sequência CORRETA, respectivamente, é:

São funções do arquivo, EXCETO:

Durante as duas primeiras décadas de vida, o organismo humano dedica-se principalmente a crescer e desenvolver-se simultaneamente. Sobre a relação entre esses fenômenos, assinale a alternativa CORRETA:

A correta organização documental depende da aplicação adequada das técnicas de classificação e ordenação, permitindo acesso rápido, seguro e eficiente às informações. No exercício de suas atribuições, o Escriturário deve adotar critérios padronizados para evitar extravios, retrabalho e dificuldades na recuperação documental. Considerando essas práticas arquivísticas, analise as assertivas a seguir:

I.A classificação organiza os documentos de acordo com o assunto ou a função administrativa a que se relacionam.
II.A ordenação define a sequência física ou lógica dos documentos dentro de uma mesma classe.
III.A ordenação substitui a necessidade de classificação, tornando desnecessária a adoção de critérios temáticos ou funcionais.

Está CORRETO o que se afirma em:

A eliminação ou a preservação de documentos no âmbito da administração pública deve obedecer a critérios técnicos e legais, a fim de garantir segurança jurídica, racionalização de espaços e preservação da memória institucional. Nesse contexto, as tabelas de temporalidade constituem instrumento fundamental para orientar a gestão documental. Considerando essas informações, analise as assertivas a seguir:

I.As tabelas de temporalidade estabelecem os prazos de guarda dos documentos nas diferentes fases do arquivo.
II.As tabelas de temporalidade indicam a destinação final dos documentos, definindo se devem ser eliminados ou preservados permanentemente.
III.As tabelas de temporalidade aplicam-se apenas a documentos digitais, não abrangendo documentos físicos.

Está CORRETO o que se afirma em:

No ambiente administrativo, o arquivo é um instrumento essencial para a organização, preservação e recuperação das informações produzidas ou recebidas pela instituição. O Escriturário lida diariamente com documentos que registram atividades, decisões e atos administrativos, devendo compreender corretamente o conceito de arquivo para garantir eficiência e segurança da informação. Considerando essas premissas, assinale a alternativa CORRETA.

No cotidiano das atividades administrativas, o Escriturário lida com grande volume de documentos que precisam ser organizados de forma sistemática para garantir acesso rápido, segurança da informação e eficiência no fluxo de trabalho. Para isso, a instituição deve adotar métodos de arquivamento compatíveis com a natureza dos documentos, a frequência de consulta e as necessidades operacionais do setor. A escolha adequada do método de arquivamento contribui para a racionalização do tempo, evita extravios e assegura a correta gestão documental. Diante desse contexto, assinale a alternativa CORRETA.

Os documentos administrativos percorrem diferentes fases ao longo de seu ciclo de vida, sendo classificados conforme a frequência de uso e o valor que possuem para a instituição. O conhecimento desses tipos de arquivos permite ao Escriturário organizar corretamente os documentos e facilitar seu acesso. Diante desse contexto, assinale a alternativa CORRETA.