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As atividades dos arquivos correntes podem ser distribuídas em setores educacionais distintos.
O recebimento e a classificação, o registro e a movimentação fazem parte do setor de:
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Entende-se por protocolo geral o setor encarregado de:
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O que é o Procedimento Operacional Padrão (POP)?
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O que são documentos de arquivo intermediários?
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- Organização e Administração de ArquivosArquivamento e Ordenação de DocumentosEtapas do arquivamento
- Organização e Administração de ArquivosArquivamento e Ordenação de DocumentosMétodos de Arquivamento (Ordenação de Documentos)
Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ), considerando seus estudos sobre o contexto de Arquivamento de Documentos Oficiais.
( ) Se os documentos/processos estiverem acondicionados em caixas, devem-se abrir as caixas e retirá-los. Trata-se de uma rotina de recebimento de documentos para arquivamento.
( ) A classificação e o arquivamento de documentos baseados no assunto/conteúdo dificultam a recuperação do contexto original da informação e retardam a etapa de avaliação para eliminação, transferência ou recolhimento.
( ) A forma mais recomendada para arquivamento é a utilização de miolos, que são pastas de cartolina (capa de processo) utilizadas dentro da pasta suspensa ou caixas-arquivo, como um encarte.
Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.
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- Automação de ArquivosDigitalização de Documentos
- Automação de ArquivosPreservação de documentos digitais
Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) com relação ao arquivamento dos documentos educacionais quanto às vantagens do uso da digitalização, arquivamento e preservação dos dados:
( ) Racionalização do trabalho, tornando-o mais produtivo.
( ) Recuperação rápida e precisa das informações digitalizadas.
( ) Otimização dos espaços físicos de trabalho.
( ) Controle do trâmite de processos desde sua geração até a sua destinação final.
( ) Preservação e conservação dos documentos.
Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.
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- Organização e Administração de ArquivosArquivamento e Ordenação de DocumentosMétodos de Arquivamento (Ordenação de Documentos)Métodos numéricos (simples, cronológico e dígito-terminal)
Em relação aos sistemas e métodos de arquivamento podemos considerar que não existe uma forma ideal de arquivar os documentos. Cada organização deve optar pelos métodos mais adequados às suas realidades e necessidades. O sistema de arquivamento escolhido deve ser simples, flexível e permitir expansões e, por isso, existem muitas alternativas.
Assinale a alternativa que indica corretamente a definição de Método Numérico Cronológico.
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Quando acondicionados e armazenados, os documentos podem ser guardados em dois tipos de arquivamento, de acordo com a forma como estão posicionados: vertical ou horizontalmente.
Relacione as colunas 1 e 2 abaixo, de acordo com o exposto.
Coluna 1 Arquivamento
1. Vertical
2. Horizontal
Coluna 2 Descrição
( ) Tem como vantagem facilitar a busca ao documento, pois é possível retirar aquele desejado sem retirar os outros do arquivo.
( ) É recomendado para os arquivos correntes, em que a busca dos documentos é mais frequente.
( ) Os documentos são colocados uns sobre os outros, formando pilhas de documentos, conservando de forma adequada os documentos.
( ) Acaba por prejudicar a conservação dos documentos, pois o papel tende a amassar quando guardado dessa forma.
Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.
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- Aspectos BásicosÓrgãos de Documentação e e Instituições Arquivísticas
- Gestão de DocumentosFases da Gestão de Documentos
- Organização e Administração de ArquivosArquivamento e Ordenação de DocumentosMétodos de Arquivamento (Ordenação de Documentos)
- Protocolo
I. É responsabilidade exclusiva do arquivo o recebimento e distribuição de correspondências que chegam nas organizações, documentos e processos, assim como pelo controle do seu fluxo na instituição.
II. Por meio de suas atividades, apoiadas num sistema operacional, é que se tornam possíveis a consulta e a localização de processos ou documentos que tenham sido entregues ao Protocolo.
III. Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes.
Fonte: Ministério da Educação - Manual de Protocolo - Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Paraíba. João Pessoa, Paraíba: IFPB, 2019. Disponível em: OCCCOOLLOOMMMANUUAAL %20DDE%%2ATIVVI IVROS/ARQUIVO%20E%20PROTOCOLO/MANUAL%20DE%20ATIVI DADES%20DE%20PROTOCOLO.pdfdf)
De acordo com as afirmativas é CORRETO concluir que:
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- Aspectos BásicosPrincípios e Teorias de ArquivologiaPrincípios Arquivísticos
- Administração de ArquivosFunções ArquivísticasDescrição Arquivística
- Atividades do Arquivo Permanente
- Avaliação de Documentos
- Ciclo Vital dos DocumentosTransferência e Recolhimento de Documentos
- ClassificaçãoClassificação de Arquivos
- ClassificaçãoClassificação de Documentos
- Gestão de Documentos
I. A classificação é atribuição de um descritor e/ou um código a documentos, avulsos ou processos, resultantes de uma mesma função ou atividade.
PARA
II. Agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso aos documentos.
Fonte: Fonte: Ministério da Educação - Manual de Protocolo - Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia da Paraíba. João Pessoa, Paraíba: IFPB, 2019.
Disponível em: (file:///C:/Users/55279/Documents/LIVROS/ARQUI VO%20E%20PROTOCOLO/MANUAL%20DE%20ATIVIDADES%2 0DE%20PROTOCOLO.pdfdf)
A partir do julgamento dessas assertivas, é possível afirmar que:
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