A legislação identifica os documentos públicos como ativos e inativos. São considerados documentos ativos aqueles em curso e freqüentemente consultados ou que, mesmo sem movimentação ou consulta, aguardam definição de sua destinação por razões de interesse jurídico e(ou) administrativo. Documentos inativos são os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser preservados em razão desse valor.

Arquivo, segundo a definição legal, é o conjunto de documentos de qualquer natureza e em qualquer suporte produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público, entidades privadas e pessoas físicas, no exercício de suas atividades específicas.

O princípio da proveniência — fundamento básico da arquivologia —, vincula indissoluvelmente o documento a seu produtor e preconiza que os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, sem mesclarem-se a outros de origem distinta.

A arquivística do futuro será independente do uso do papel; seus suportes documentais serão eletrônicos e sua organização realizada por meio de sistemas virtuais. Assim sendo, a teoria das três idades não terá mais validade, pois as estruturas e o funcionamento dos órgãos públicos e das empresas privadas serão completamente reformuladas. Por isso, é extremamente importante a pesquisa de novas bases teóricas e metodológicas para fundamentar o desenvolvimento da disciplina.

Terminada a vigência jurídico-administrativa, é realizada a transferência dos documentos para a guarda de terceira idade, fase em que as principais funções arquivísticas são o arranjo e a descrição dos documentos.

Na primeira idade arquivística, são funções ou tarefas arquivísticas: apoiar e(ou) controlar a produção e a tramitação do documento, realizar a classificação, atender às freqüentes consultas administrativas durante a primeira guarda, e estabelecer a conexão entre o documento e os respectivos prazos de destinação, por meio da avaliação. A segunda idade começa com a passagem dos documentos à condição de semi-ativos, quando, ficam temporariamente retidos por razões de precaução, isto é, por razões jurídicas e administrativas. Nessas duas primeiras fases, os documentos são utilizados em função de seu valor primário, que coincide com as razões de sua criação.

Do ponto de vista da administração, o ciclo vital dos documentos de arquivo compreende três idades: a dos documentos ativos, a dos semi-ativos e a dos inativos. As denominações mais difundidas para essas idades, ou fases, são corrente ou de gestão, intermediária e permanente ou histórica.

Os documentos nascem como instrumentos essenciais ao funcionamento das organizações. Depois de cumpridas as razões que lhes deram origem, eles devem passar por criteriosa avaliação, para que sejam eliminados ou preservados, conforme as indicações desse processo traduzidas na tabela de temporalidade. Apenas serão mantidos aqueles de valor probatório ou considerados valiosos para a pesquisa científica, a herança cultural e o testemunho social.

Um dos princípios fundamentais da arquivologia é o da unicidade, segundo o qual, nos arquivos, devem ser preservados documentos únicos, eivados de valor jurídicoadministrativo, em um primeiro momento, ou de valor histórico-informativo, posteriormente. Assim, não devem ser minutas, cópias ou exemplares múltiplos, uma vez que seu conteúdo é repetido, independentemente de cumprirem diferentes funções nos trâmites administrativos.