O arranjo do fundo documentos textuais tem como base a estrutura administrativa do órgão. Tratar-se, portanto, de um arranjo estrutural.

Infere-se do texto inicial que os fundos do arquivo histórico nele citados foram estabelecidos com base nas definições e nos critérios recomendados pela teoria arquivística.

Para cada fundo pode ser elaborado um quadro de arranjo, que é um esquema do arranjo adotado, no qual são indicadas as divisões internas.

Fundo é um conjunto de documentos que devem ser reunidos por possuírem semelhanças de função e exigirem processamento técnico específico devido a suas características essenciais, tais como suporte, formato e gênero.

Compete ao arquivista da fase intermediária o estabelecimento dos prazos de vigência administrativa e jurídica dos documentos públicos, assim como seus valores primário e secundário, com base nos quais se determina a necessidade de guarda ou descarte de documento.

A lista de arquivamento e eliminação, instrumento que permite controlar a vigência dos documentos, indica não só o prazo durante o qual cada documento deve permanecer obrigatoriamente guardado em cada fase (corrente e intermediária), mas também que documentos podem ser eliminados ou descartados.

Os documentos do arquivo intermediário, mesmo que não estejam sendo utilizados pela administração do órgão, não devem ser eliminados porque podem possuir valor jurídico, informativo e histórico.

Inventário topográfico é o instrumento de controle, freqüentemente utilizado nos depósitos intermediários, por meio do qual se tem acesso à localização física das unidades de arquivamento.

Denomina-se transferência a operação pela qual um conjunto de documentos passa de um arquivo para outro, nas diferentes fases de seu ciclo vital, de acordo com a freqüência de uso pelos setores administrativos e a identificação de seus valores primários e secundários.

Existe um código de classificação de documentos que, preestabelecido pelo CONARQ, abrange as atividades-meio comuns aos órgãos da administração pública e deve ser usado como modelo por todos os integrantes do sistema nacional de arquivos.