Lacrar as janelas e utilizar cortinas para barrar a luz solar são as atitudes mais recomendáveis para a preservação do acervo.

Os documentos da administração pública produzidos em meios eletrônicos ou que tramitem em tais meios estão sujeitos à legislação e à regulamentação da política nacional de arquivos, tal como ocorre com os demais documentos.

Os documentos públicos oficiais digitalizados conservam seu valor jurídico desde que o processo de digitalização tenha sido realizado em órgãos públicos e cartórios autorizados e indicados em decreto de regulamentação.

Denomina digitalização o processo de se obter uma imagem exata de um documento por meio de uma cópia eletrostática, em que tenha sido utilizado dispositivo apropriado e a imagem possa ser transmitida por meio eletrônico ou digital.

As medidas adotadas pelo arquivo histórico citado no texto inicial relativas a providências para microfilmagem dos documentos antes de eliminá-los estão corretas, pois se fundamentam no valor jurídico do microfilme e na autorização legal de que os documentos microfilmados possam ser eliminados por incineração ou destruição mecânica, desde que mediante a manifestação da autoridade competente.

Na microfilmagem, pode ser utilizado qualquer grau de redução, mas a legislação obriga, para segurança, a extração de um filme cópia, que deve ser armazenado em local diferente do original.

Os microfilmes, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente desses filmes, produzem efeitos legais, em juízo ou fora dele, desde que realizados de acordo com a regulamentação.

A microfilmagem de documentos públicos oficiais, nas esferas federal, estadual e municipal, encontra respaldo na legislação brasileira.

Microfilmagem é o processo de produção de imagens fotográficas altamente reduzidas de documentos.

Os documentos do arquivo histórico, também chamado permanente, somente poderão ser descartados após a autoridade arquivística competente na esfera de atuação do órgão que os produziu ou acumulou autorizar a eliminação.