A naturalidade é a característica do documento de arquivo que indica que ele foi acumulado espontaneamente no correr das atividades da entidade, e não, colecionado deliberadamente em razão de interesses específicos.

A autenticidade, uma das qualidades do documento de arquivo que garante seu valor probatório, deriva do fato de que os documentos, quando criados com base em procedimentos estabelecidos pelo direito administrativo, são eminentemente verídicos; do contrário, não seriam capazes de cumprir as funções para as quais foram gerados.

A General International Standard Archival Description — ISAD(G) — é uma norma internacional que propõe padronizar os instrumentos de pesquisa a partir de descrição multinível, em que o mesmo esquema básico possa ser usado para descrever tanto peças individuais como conjuntos inteiros ou divisões desses conjuntos, de maneira independente, sem subordinação entre os diferentes níveis, e partindo-se das informações contidas nos documentos para as informações mais gerais, com base na demanda dos consulentes.

É chamado de guia o instrumento de pesquisa em que estão reunidos e organizados registros e informações relativos a um tema ou período, presentes em fundos, grupos, séries ou coleções pertencentes a uma ou mais instituições de arquivo.

Inventários e repertórios são publicações que auxiliam no acesso à informação arquivística, pois contêm descrições sumárias dos documentos. Dessa forma, a elaboração desses instrumentos será sempre prioritária à dos demais.

Os inventários, os guias de fontes, os repertórios, os catálogos seletivos, os manuais e as edições de textos são considerados os principais instrumentos de pesquisa, dado que informam as atividades e os programas culturais do arquivo.

Descrição é o conjunto das atividades que buscam identificar elementos formais e de conteúdo dos documentos do arquivo para a elaboração de instrumentos de pesquisa.

O controle ambiental ideal é o que mantém o mais baixo nível de umidade relativa do ar possível, sendo a taxa recomendada pelos especialistas igual ou inferior a 30%.

A umidade é prejudicial aos documentos, não só porque favorece a combinação com poluentes atmosféricos e a conseqüente formação de ácidos, mas também por criar ambiente propício à proliferação de fungos, bactérias e de outras formas de ataque biológico ao acervo.

A luz solar pode ser prejudicial aos documentos, pois, além de provocar o aquecimento dos objetos, algumas radiações invisíveis (como a ultravioleta) podem causar ruptura de ligações químicas.