A correspondência oficial externa é aquela que trata de assunto de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição e é trocada entre uma instituição e outras entidades ou pessoas físicas.

Nos métodos por assunto, as espécies documentais têm grande importância e devem ser adotadas como divisões principais. Por exemplo: correspondências; admissão de pessoal; assistência jurídica.

Em um arquivo que contenha uma pasta para cada uma das cidades do estado de Roraima, se o método adotado para a classificação das pastas for o alfabético, deve-se observar a ordem alfabética por cidades, havendo destaque especial para Boa Vista, por ser a capital do estado, cuja pasta será a primeira.

O método numérico é o que dispõe todas as pastas e documentos de um arquivo em seqüência numérica crescente, independentemente do arranjo alfabético e obedecendo sempre à ordem de entrada.

O método alfabético é considerado um método indireto de arquivamento por não dispensar o uso de índice para localizar ou arquivar qualquer documento.

Embora a cidadania expresse um conjunto de direitos, a possibilidade de participação ativa na sociedade reduz-se aos economicamente privilegiados.

Considera-se reducionista a visão que relaciona o conceito de cidadania à realização de determinadas ações por imposição.

Requerer a prestação de serviços satisfatórios é um exercício de cidadania.

A conduta do atendente de passar adiante o problema apresentado pelo usuário, de maneira a livrar-se da responsabilidade, revela desinteresse pelas necessidades daquele que procura o serviço da organização.

A qualidade do serviço exige atenção do atendente, principalmente ao se considerar que há atendimento a diferentes tipos de usuários.