Os profissionais da escola têm responsabilidades e obrigações voltadas a proteger as crianças e os adolescentes. Para garantir essa proteção, o ECA determina que os dirigentes das escolas de ensino fundamental comuniquem ao Conselho Tutelar os casos de maus-tratos envolvendo seus estudantes, além de:

É obrigação dos estados e municípios recensear e fazer a chamada das crianças e adolescentes para a matrícula no ensino fundamental. De acordo com o Estatuto da Criança e do Adolescente (ECA) e a LDB, compete aos profissionais da escola, ao longo do ano letivo, informar aos pais ou responsáveis sobre a frequência do estudante, além do(a):

Devido ao elevado número de documentos e à dificuldade de espaço físico para armazená-los, a lei nº 12.682/2012 autorizou a digitalização e o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente de documentos. Assim, o processo de digitalização dos documentos deverá ser realizado de forma a garantir a sua:

O arquivo escolar é composto por um conjunto de documentos relativos à instituição, ao cadastro dos professores e à vida escolar do estudante. O secretário escolar é responsável por cuidar da conservação e da organização desses documentos, pois eles serão necessários para comprovar a escolaridade dos estudantes. Na pasta individual do estudante, ou pasta do aluno, deve constar o registro da matrícula do discente, além de:

O uso do e-mail tornou-se uma prática comum na administração pública, por ser ágil e de baixo custo, porém, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com a comunicação oficial. O Manual apresenta algumas orientações quanto à estrutura do e-mail. No e-mail utilizado como forma de comunicação oficial devem constar os campos padrão de texto para assinatura, além de:

Com o objetivo de simplificar, uniformizar e padronizar a comunicação oficial, alguns documentos foram agrupados e passou-se a utilizar a estrutura padrão ofício para a redação destes. Como o secretário escolar também é responsável por elaborar e gerenciar a comunicação oficial interna e externa à instituição, ele deve saber que os documentos oficiais agrupados na estrutura padrão ofício são:

A redação oficial é utilizada para redigir documentos oficiais e atos normativos, a fim de estabelecer a comunicação com objetividade. Conforme descrito no Manual, os atributos da redação oficial que devem estar presentes nos documentos oficiais para garantir a comunicação e evitar equívocos são clareza e precisão, objetividade, coesão e coerência, padronização, uso da norma padrão da língua portuguesa, além de:

A apuração e o lançamento da frequência escolar dos estudantes beneficiários do Programa Bolsa Família têm o objetivo de:

O censo escolar é realizado anualmente com o objetivo de coletar informações sobre a educação básica, sendo uma ferramenta importante para a criação de indicadores que permitem compreender a situação educacional do país. O secretário escolar é responsável por assessorar a direção, informando os dados da sua escola, os quais são necessários para o preenchimento do censo. Esses dados devem ter como base:

Para realizar matrícula do seu filho no 1º ano do ensino médio, os pais ou responsáveis de um estudante, que concluiu o 9º ano do ensino fundamental em uma escola do estado do Rio de Janeiro, deverão solicitar o histórico escolar (por meio de pedido feito por escrito, através do protocolo da secretaria da escola). Nesse caso, de acordo com a deliberação nº 357/2016 do CEE/RJ, a escola de origem deverá entregar esse documento aos solicitantes, no prazo máximo, de: