Apesar de apresentar dificuldades para algumas pessoas, a redação de uma ata não oferece grande problemas, pois exigem normas que a regem.

Analise o texto a seguir sobre ata.

Ata é um___________________________________________________________.

O livro deve ter termo de _______________________________________________.

Nela, não se deixa espaços nem se faz ____________________, para evitar acréscimo nos ____________________________________________.

As atas devem conter _____________________________________________________________________________________________________________________.

A sequência que preenche correta e respectivamente as lacunas do texto é:

As reuniões fazem parte do dia a dia de uma entidade / empresa. Elas são convocadas para discussão e resolução da maioria dos problemas e para tomada de decisões. Seja qual for o tipo de reunião, o profissional de secretariado deve tomar providências, a fim de viabilizar a sua realização.

Sobre a rotina secretarial, relacione a COLUNA II com a COLUNA I, associando as atividades à suas descrições.

COLUNA I

1. Edital

2. Reunião ordinária

3. Reunião extraordinária

4. Ata

COLUNA II

( ) São previstas pelo estatuto da entidade / empresa.

( ) São convocadas ao surgirem determinados problemas que exigem a deliberação conjunta de membros da diretoria e outros membros.

( ) Documento em que se registram resumidamente, mas com clareza, as ocorrências de uma reunião de pessoas para determinado fim.

( ) Indica o ato pelo qual se publica pela imprensa ou nos lugares públicos certa notícia que deve ser divulgada para conhecimento das pessoas nela mencionadas e de outras que possam ter interesse no assunto.

Assinale a sequência correta.

O telefone é um meio rápido e eficiente de comunicação. É altamente utilizado e seu uso adequado contribui para o sucesso dos negócios de qualquer empresa.

Existem alguns procedimentos considerados importantes para que o profissional de secretariado ajude a empresa / entidade a criar uma imagem de cordialidade e bom atendimento nos contatos telefônicos.

Com relação ao contato telefônico, assinale a alternativa incorreta.

É na agenda que são anotados todos os compromissos do executivo e os aspectos ligados ao seu comprometimento profissional. Nela são registrados os horários relacionados às atividades do executivo, internas e externas, inclusive a de ordem social, pois a agenda é um roteiro das atividades diárias, semanais, mensais e anuais.

Com relação à organização da agenda, assinale a alternativa incorreta.

Entre as principais funções de um secretário, estão o atendimento ao público, o atendimento telefônico, o arquivamento e a organização de reuniões, conforme destacado por Azevedo e Costa (2006).

De acordo com o livro Secretária: um guia prático, assinale a alternativa correta.

Não é uma recomendação válida para atendimento telefônico:

O atendimento telefônico requer mais concentração do que uma conversa ao vivo, por isso:

I - Ao falar pelo telefone, esqueça seus problemas pessoais. Sua voz deve soar calma e agradável;

II - Jamais peça para a pessoa repetir ou falar um pouco mais alto, mesmo de necessário;

III - O telefone da instituição deve ser usado apenas para assuntos de cunho profissional e não pessoal.

Sobre os itens acima:

O Rêmora 5 é um software que pode ser utilizado tanto em Centrais Digitais Temporais quanto em Centrais Digitais Espaciais, sem limitação do número de ramais. Possui relatórios e gráficos que possibilitam o controle total do sistema telefônico da empresa. É um software instalado em computador conectado ao PABX. Recebe informações das ligações efetuadas pelo ramal com tempo, duração, número discado, preço da ligação e muito mais. Não está entre suas principais facilidades: