A assertividade envolve a afirmação de pensamentos, sentimentos e crenças de maneira direta, honesta e, sobretudo, adequada, de modo a não invadir o direito do outro, com comportamento passivo e pacífico. A asserção básica envolve a afirmação das crenças, dos sentimentos e dos direitos pessoais.

O mercado de trabalho para os profissionais de secretaria executiva no Brasil tem se mostrado com diversas possibilidades de atuação, entre elas encontra-se a atuação na área privada nacional e internacional assessorando executivos, o trabalho em órgãos públicos assessorando autoridades, o assessoramento de presidentes de cooperativas, o trabalho como autônomo prestando serviços de consultoria, organizadores de arquivos, organizadores de eventos formais, entre outras possibilidades.

A Inteligência emocional é uma habilidade que pode ser aprendida. Envolve autoconhecimento e compreensão das próprias emoções e das emoções dos outros. Essa consciência deve ser utilizada para gerenciar os comportamentos pessoais e otimizar os relacionamentos, por exemplo, para o atendimento ao cliente.

A demanda pelo profissional de secretariado executivo recai sobre a polivalência. Assim, são esperados desse profissional competência técnica e conhecimentos acerca de redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro, conhecimentos protocolares e sintetização eficaz de textos e documentos.

A tarefa de organizar a rotina de executivos, atuando como facilitador, é parte das atribuições do profissional de secretariado executivo. Nesse contexto, a cogestão é uma característica que vem sendo associada à profissão.

As décadas de 40 e 50 representam um período de conquistas que podem ser relacionadas também ao secretariado. Entretanto, em decorrência da primeira guerra mundial, a profissão de secretariado não se desenvolveu. Hoje, muitos cargos públicos são ocupados por homens e eles, cada vez mais, estão assumindo a função de assessores e secretários executivos em empresas privadas.

O profissional de secretaria executiva precisa ter desenvolvidas habilidades comunicacionais para atuar de forma assertiva e adequada em relação aos seus interlocutores, bem como uma escrita polida, uma vez que representa a empresa, sendo responsável pelo atendimento interno e externo (o executivo, os colaboradores da empresa, autoridades, imprensa, comitivas internacionais, entre outros).

Para deter todas as técnicas secretariais e a organização dos trabalhos nas secretarias, a base estrutural é o conhecimento utilizado na rotina como parâmetros de todas as atividades. Para isso, existem as técnicas específicas, que incluem a relação de atividades e o controle de cada uma delas.

Considerando esse contexto, analise as afirmativas a seguir.

I. Paciência, tolerância, atenção e comunicação são importantes ações no atendimento ao público, interno e externo.

II. Com a modernidade das comunicações o(a) secretário(a) pode utilizar como tratamento o pronome “você”, substituindo o senhor e / ou senhora, no atendimento telefônico.

III. Follow-up: é uma expressão técnica inglesa que significa acompanhamento. Essa técnica de acompanhamento complementa a agenda.

IV. A reunião de trabalho é a forma mais eficaz de comunicar decisões, controlar e delegar tarefas, bem como estudar novas estratégias empresariais.

V. Cerimonial é toda solenidade, mesmo que não oficial, que segue uma programação constituída por um conjunto de formalidades.

Estão corretas as afirmativas:

O processo de organização e gerenciamento da rotina de trabalho desenvolve-se, geralmente, a partir do PDCA (Plan, Do, Check, Action), o que possibilita o acompanhamento de 4 fases distintas do gerenciamento: planejamento, execução, controle e ação (MOREIRA 2006 apud PORTELA; SCHUMACHER, 2009).

Numere a COLUNA II de acordo com a COLUNA I, associando as fases de gerenciamento às suas características.

COLUNA I

1. Planejar

2. Executar

3. Controlar

4. Agir

COLUNA II

( ) Permite a verificação constante dos resultados, comparando-os com as metas.

( ) Definem-se as metas para satisfazer mais as pessoas e os métodos para cumprir padrões de sistemas técnico de processos e procedimentos.

( ) Dá-se com disciplina e de acordo com os padrões.

( ) Atuação corretiva no processo para manter e melhorar os resultados.

Assinale a sequência CORRETA.