os documentos relativos às transações compreendem aqueles de instrução das declarações aduaneiras, a correspondência comercial, incluídos os documentos de negociação e cotação de preços, os instrumentos de contrato comercial, financeiro e cambial, de transporte e seguro das mercadorias, os registros contábeis e os correspondentes documentos fiscais, escrituras de imóveis, certidões negativas e alvarás de funcionamento, bem como outros que a Secretaria da Receita Federal do Brasil venha a exigir em ato normativo.

nas hipóteses de incêndio, furto, roubo, extravio ou qualquer outro sinistro que provoque a perda ou deterioração dos documentos, deverá ser feita comunicação, por escrito, no prazo de uma semana do sinistro, à unidade de fiscalização aduaneira da Secretaria da Receita Federal do Brasil que jurisdicione o domicílio matriz do sujeito passivo, instruída com os documentos que comprovem o registro da ocorrência junto à autoridade competente para apurar o fato.

no caso de encerramento das atividades da pessoa jurídica, a guarda dos documentos será atribuída ao legatário ou herdeiro residente no País, nos termos da legislação específica.

o descumprimento da obrigação da guarda de documentos implicará o não-reconhecimento de tratamento mais benéfico de natureza tarifária, tributária ou aduaneira eventualmente concedido, com efeitos retroativos à data da ocorrência do fato gerador, mesmo sendo apresentadas provas do regular cumprimento das condições previstas na legislação específica para obtê-lo.