2467424 Ano: 2013
Disciplina: Secretariado
Banca: IF-PB
Orgão: IF-PB

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Secretário Executivo
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Profissão de Secretariado

Uma das mudanças mais significativas na atuação do Secretário Executivo foi a transformação do perfil de profissional exclusivamente técnico e executante, para aquele que pensa e gere, de maneira ativa e criativa, os processos de trabalho da organização. Dentre as tarefas cotidianas de um profissional de secretariado, podem ser citadas as seguintes, EXCETO:

A

Obtenção de informações para o executivo: cópias de artigos de revistas e jornais, resumo de artigos de periódicos (clipping).

B

Par[cipação a[va em encontros e, às vezes, coordenação e presidência dos trabalhos.

C

Preparação de congressos e conferências, além de auxílio ao executivo nas tarefas, como reserva de hotéis e de passagens.

D

Preparação de relatóriosadministra[vos e redação de artigos para publicação.

E

Recrutamento, seleção, treinamento e remuneração de auxiliares e executivos.

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2466876 Ano: 2013
Disciplina: Secretariado
Banca: IF-PB
Orgão: IF-PB

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Secretário Executivo
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Atender a telefonemas é uma das tarefas cotidianas do profissional de secretariado. Exemplificam princípios do atendimento telefônico, EXCETO:

A

Ao iniciar o diálogo, identificar a organização (ou setor ou departamento, no caso de ter havido atendimento inicial por telefonista) e fazer saudação.

B

Transmitir informações de modo seguro, mas com simpatia e meiguice inerentes à carreira profissional, a exemplo do seguinte diálogo: ‘Boa tarde. Faça um favorzinho, aguarde’.

C

Falar de modo claro e evitar o excesso de palavras como ‘Alô’, ‘Sei’, ‘Sim’ e ‘Entendi’.

D

Anotar nomes, sobrenomes e números. Soletrar nomes difíceis e empregar palavras para transmitir fonemas como b (´B de Brasil’) e d (‘D de Delta’).

E

Evitar monotonia no tom da voz, para não provocar desgaste no receptor; e enfatizar palavras importantes, por exemplo, repetindo-as.

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2466511 Ano: 2013
Disciplina: Secretariado
Banca: IF-PR
Orgão: IF-PR

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Secretário Executivo
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Conceitos de Secretariado

O(A) secretário(a) executivo(a) necessitará assessorar diretores, supervisores e/ou líderes de uma empresa. Será necessário despachar com esses líderes; colher assinaturas em documentos; priorizar, marcar e cancelar compromissos; fazer triagem das inúmeras ligações telefônicas recebidas; administrar pendências; providenciar encaminhamento de documentos; assistir a chefia em reuniões, secretariando-as. Para realizar essa gama de atividades, o(a) secretário(a) executivo(a) poderá fazer uso de ferramentas para auxiliá-lo na organização do trabalho. Considere as seguintes ferramentas:

1. Check list.
2. 5W2H.
3. Fluxograma.
4. Histograma.
5. Agenda.

São ferramentas que podem auxiliar a organização do trabalho do(a) secretário(a) executivo(a):

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2466282 Ano: 2013
Disciplina: Secretariado
Banca: IF-PB
Orgão: IF-PB

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Secretário Executivo
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No que concerne à Inteligência Emocional, analise as proposições abaixo:

I – Inteligência Emocional é a habilidade de compreensão e de percepção das emoções, visando ao seu controle, considerando que, além de prejudicar o desenvolvimento da organização, a ausência de Inteligência Emocional pode acarretar danos à saúde das pessoas.

II – A Inteligência Emocional é uma competência que pode fazer diferença para os profissionais de Secretariado Executivo, pois influi na qualidade dos relacionamentos, no equilíbrio das emoções e na capacidade para lidar com conflitos.

III – São habilidades da Inteligência Emocional: autoconsciência, capacidade de gerenciar as emoções, automotivação, empatia e habilidades sociais.

IV – O principal objetivo da Inteligência Emocional é aperfeiçoar o conhecimento e o uso adequado das emoções. Para que isso ocorra de maneira eficiente, são necessários dois atributos fundamentais: ‘empatia’ e ‘resiliência’.

V – Os profissionais cuja Inteligência Emocional é desenvolvida são autoconfiantes; estão sempre motivados; não desistem dos objetivos traçados, mesmo diante das dificuldades; e controlam sua ansiedade, propiciando relações positivas no ambiente de trabalho.

É CORRETO o que se afirma em:

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2465787 Ano: 2013
Disciplina: Secretariado
Banca: IF-PR
Orgão: IF-PR

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Secretário Executivo
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Assinale a alternativa correta para o nome do método alfabético que acrescenta cores às letras como forma auxiliar mnemônica e cujas cores podem ser cambiáveis de acordo com a sua conveniência.

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2465702 Ano: 2013
Disciplina: Secretariado
Banca: IMA
Orgão: Câm. Governador Edison Lobão-MA

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Recepcionista
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Dentre as alternativas abaixo aquela que não apresenta um telefone útil do estado do Maranhão:

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2465637 Ano: 2013
Disciplina: Secretariado
Banca: IF-PB
Orgão: IF-PB

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Secretário Executivo
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Comunicação

O sucesso profissional de um Secretário Executivo, muitas vezes, é influenciado por sua habilidade em comunicar-se com colegas e com o público externo à organização. A respeito da comunicação organizacional, é INCORRETO afirmar:

A

Na comunicação interna, utiliza-se de linguagem que se aproxima de níveis informais, pois não se deve empregar terminologia excessivamente técnica em memorandos ou comunicados internos, sendo dispensáveis os seguintes elementos: saudação de abertura, repetição do cargo abaixo da assinatura e saudação final.

B

No que se refere ao memorando, por se tratar de comunicação rotineira, não é preciso apresentar personagens envolvidas na comunicação. Quando o memorando é distribuído em diversos departamentos, é necessário colocar apenas as siglas do departamento emissor ou somente o primeiro nome do receptor das cópias.

C

Os relatórios administrativos enviados à gerência e à diretoria têm como obje[vos, entre outros, prestar informações quanto à situação dos planos estabelecidos e das operações realizadas ou a realizar; proporcionar as informaçõesnecessárias para a tomada de decisão adequada; e informar sobre conflitos existentes na organização.

D

A mensagem eletrônica requer os mesmos cuidados da mensagem escrita – clareza, simplicidade, precisão, coerência e coesão entre as ideias– e deverá mencionar quem receberá a mensagem, qual o objeto do texto, quando ocorreu o fato, como o leitor deve proceder e por que se está comunicando, entre outras informações.

E

Cartas confidenciais, particulares ou pessoais devem ser entregues fechadas ao destinatário. Quando a carta precisa ser lida por mais de uma pessoa, é necessário cuidado especial: verificar se foi rubricada por todos que deveriam lê-la, antes de arquivá-la.

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2465620 Ano: 2013
Disciplina: Secretariado
Banca: IMA
Orgão: Câm. Governador Edison Lobão-MA

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Recepcionista
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Na comunicação telefônica a maneira correta de soletrar a letra P, de acordo com o código internacional é:

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2465551 Ano: 2013
Disciplina: Secretariado
Banca: IF-PE
Orgão: IF-PE

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Secretário Executivo
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A automação do trabalho nas organizações exige do profissional de secretariado um perfil dinâmico diante das tendências tecnológicas em constante evolução. Assinale a alternativa cujo exemplo de automação do trabalho está CORRETO.

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2465363 Ano: 2013
Disciplina: Secretariado
Banca: IMA
Orgão: Câm. Governador Edison Lobão-MA

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Recepcionista
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Julgue os itens com relação as Transferência de chamadas telefônicas em PABX;

I. O PABX é um centro de distribuição telefônica pertencente a uma empresa que não inclui como sua atividade o fornecimento de serviços telefônicos ao público em geral.

II. O PABX é uma central telefônica onde chegam as linhas da rede pública e saem os ramais para os usuários.

III. O equipamento de PABX é um elemento de controle dos usuários de ramais, podendo gerenciar permissões de uso individuais ou por grupo.