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Preencha a lacuna abaixo e, em seguida, assinale a alternativa correta.
O atendimento ao público envolve o(a) ______ dos serviços de uma empresa ou instituição em relação ao seu pessoal, ao seu material e ao equipamento, às suas instalações e aos edifícios, aos seus métodos de trabalho.
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A participação de um profissional secretário executivo em uma reunião é indispensável. Para tanto, é necessário montar um “checklist” das providências pertinentes de acordo com a estrutura da empresa. Uma das alternativas, abaixo, não está apropriada à rotina de preparação de uma reunião de Diretoria envolvendo providências de conteúdo, de logística e de coordenação:
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A formação de profissional de secretariado, tanto de nível técnico quanto de nível superior, requer desenvolvimento de conhecimentos e competências essenciais para o gerenciamento de serviços específicos da profissão, como redigir e enviar correspondências e documentos em consonância com a gestão organizacional. Para que se formem profissionais com esse perfil, é imprescindível que tais conhecimentos e competências sejam adquiridos em situações de aplicabilidade.
Considerando um dos campi do IFMT como provável ambiente de trabalho de um(a) egresso(a) do Curso de Secretariado, analise as afirmativas referentes à comunicação.
I - No fecho de um ofício encaminhado pelo Reitor do IFMT ao Secretário de Educação Profissional e Tecnológica (SETEC/MEC), deve-se utilizar Respeitosamente.
II - Um determinado assunto entre o Diretor de Administração e o Diretor Geral de um determinado Campus do IFMT deve ser tratado por meio de ofício.
III - Em ofício e memorando, o destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.
IV - Os campi que constituem o IFMT podem recorrer ao e-mail para enviar documento à Reitoria, porém, para que a mensagem enviada pelo correio eletrônico tenha valor documental, faz-se necessário constar certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.
Estão corretas as afirmativas
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"Evento – atividade dos mais diferentes tipos reunindo pessoas" (ANDRADE, 1999, p. 117). Sobre evento, dados os itens seguintes,
I. Todo o evento nada mais é do que uma forma de reunião: a reunião caracteriza-se como o embrião de todos os tipos de eventos.
II. Reunião dialogal: baseada na informação, no questionamento e na discussão. Ex.: palestra, conferência, seminário, simpósio, convenção, entrevista, entre outros.
III. Reunião coloquial: baseada no entretenimento, no lazer, na aproximação entre as pessoas e na confraternização. Ex.: coquetel, café da manhã, almoço, jantar, brunch, happy hour, entre outros.
IV. Competitivas: concurso, torneios, entre outros.
V. Expositivas e Demonstrativas: feira, salão, mostra, exposição, desfile, lançamento de produtos, inauguração, entre outros.
verifica-se que estão corretos
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“O homem começa a ser pessoa quando é capaz de relacionar-se com os outros...”. O bom relacionamento possibilita maior êxito nas atividades de um servidor público. Assinale a alternativa que não apresenta conduta correta do servidor.
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A coluna da esquerda apresenta tipos de documentos que são ensinados no processo de formação do profissional de secretariado e a da direita, a caracterização de cada um. Numere a coluna da direita de acordo com a da esquerda.
| 1 – Ata | ( ) Comunicação expedida por Ministros de Estado para autoridades de mesma hierarquia cuja finalidade é o tratamento de assuntos oficiais. |
| 2 – Atestado | ( ) Comunicação escrita e formal entre autoridades da mesma categoria, ou de inferiores a superiores hierárquicos que tem como objetivo tratar de assuntos oficiais. |
| 3 – Ofício | ( ) Documento de valor jurídico que deve ser registrado de modo que nada lhe poderá ser modificado após ter sido lavrado e aprovado. |
| 4 – Portaria | ( ) Comunicação na qual as autoridades expedem instruções sobre a organização e o funcionamento de serviço e praticam outros atos de sua competência. |
| 5 – Aviso | ( ) Documento utilizado em órgão público para firmar por uma pessoa a favor de outra, registrando a verdade a respeito de determinado fato. |
Assinale a sequência correta.
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INSTRUCÃO: Leia o texto abaixo para responder à questão.
Técnicas Secretariais: Reinvenção ou Adequação?
Márcia Cristina Moraes de Siqueira
Lembra aquela imagem da secretária que atendia telefone, anotava recados, digitava documentos, recebia e encaminhava clientes entre outras atividades estanques? Pois é, ela já ficou na lembrança.
Essa transformação ocorreu ao longo dos últimos anos, em consequência das exigências do mercado de trabalho, que impõem outra forma de atuação, não só para o profissional de secretariado como para qualquer outro profissional[...]
A garantia de sobrevivência e da eficácia profissional depende da capacidade de entender as tendências de mercado, do universo das conexões tecnológicas, e da atuação nesse contexto.
O que significa isso para o profissional de secretariado? Se a sua área de atuação sempre foi a de assessoria nos negócios e na organização ao qual está inserida?
Houve a necessidade de uma reavaliação da concepção das técnicas secretariais, para uma efetiva assessoria ao novo modelo de gestão de negócios. Na medida em que as estruturas organizacionais passaram por um enxugamento, as funções e/ou cargos mantidos tiveram suas atividades ampliadas, o profissional de secretariado passou de mero executor a gerenciador de processos.
A empregabilidade diante desse cenário exigiu do profissional personalização de métodos e procedimentos de trabalho: para atender às necessidades e expectativas da organização; pensamento global: pois a visão empreendedora permite eficácia e flexibilização de atuação; e ação local: que permite a mensuração das atividades desenvolvidas e a constatação de resultados. [...]
A terminologia técnicas secretariais está associada a métodos e procedimentos para desenvolvimento de atividades, identificação de processos administrativos e viabilidade de geração de resultados empresariais.
Podemos afirmar que a questão das técnicas secretariais não trata-se de reinvenção e sim de adequação; é consequência da revolução e transformação que a gestão empresarial vem sofrendo nos últimos anos. A profissão de secretariado é a mais próxima dos centros decisórios de qualquer organização, a sua amplitude e dimensão de ação depende do nível hierárquico em que está inserida, em contrapartida devem possuir competências técnicas e humanas, sólidos conhecimentos do segmento de mercado em que atuam, bem como domínio da área específica que assessora.[...]
(Disponível em: http://www.fenassec.com.br/c_artigos_perfil_tecnicas_
secretariais_reinvencao_ou_adequacao.html. Acesso em 03/02/2012.)
Depreende-se da leitura do texto que ocorreram mudanças no exercício da profissão de secretariado.
Sobre os requisitos para o exercício legal da profissão de secretariado, considere:
I - Ser portador de qualquer diploma de nível superior e, até a data de início da vigência da Lei 9.261/96, comprovar, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições de secretário executivo.
II - Possuir diploma do Curso Superior de Secretariado, expedido por instituição de ensino brasileira legalmente reconhecida, ou diplomado no exterior por Curso Superior de Secretariado, cujo diploma seja revalidado na forma da lei.
III - Portar diploma do Curso Superior de Secretariado, expedido por instituição de ensino brasileira legalmente reconhecida e obter registro profissional na Federação Nacional dos Secretários e Secretárias.
IV - Ser diplomado pelo curso de Secretariado Executivo ou de Letras, cuja instituição de ensino deve ser brasileira e devidamente reconhecida na forma da lei e obter registro profissional no Conselho Regional de Secretariado.
São requisitos pertinentes:
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A afirmação feita por escrito, objetivando comprovar ato ou assentamento constante de processo, livro ou documento que se encontre em repartição pública e que comprova fatos e atos permanentes é:
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A empatia se mostra fundamental porque, para transmitir bem sua mensagem, o emissor precisa avaliar como o receptor está em relação a ele. Há dois comportamentos básicos do receptor: um comportamento receptivo (ou, pelo menos, neutro) e outro, defensivo. O comportamento receptivo, almejado pelo emissor, permite que o receptor seja capaz de se concentrar no conteúdo e no significado da mensagem, não despendendo energia em atitudes negativas. Já o comportamento defensivo se manifesta diante de uma situação de perigo real ou imaginário. Sobre o assunto, relacione as colunas entre si; depois assinale a sequência correta nas opções abaixo. Algumas letras poderão ser utilizadas mais de uma vez e outras poderão não ser usadas.
A. Atitudes do emissor que geram no receptor comportamentos defensivos.
B. Atitudes do emissor que geram no receptor comportamentos receptivos.
( ) Certeza.
( ) Controle.
( ) Descrição.
( ) Estratégia.
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A classificação dos eventos é muito importante, principalmente na hora de o profissional decidir qual o evento que será executado de acordo com a necessidade exigida. Existem várias formas de se classificar eventos. Das formas abaixo elencadas,
I. Conferência: é uma reunião formal, em que um especialista desenvolve determinado tema sobre o qual tem amplo domínio.
II. Congresso: são reuniões promovidas por entidades de classe ou associações diversas, para apreciação, estudos, debates de interesses seus, de seus participantes ou sobre algum ramo de conhecimento que queira criar, desenvolver ou colaborar.
III. Convenção: é o esforço de um determinado agrupamento social. Normalmente busca a integração, o conhecimento recíproco dos seus participantes, a homogeneização de procedimentos, comportamentos ou informações.
IV. Fórum: destinado exclusivamente às pessoas que dominem o assunto a ser tratado.
V. Mesa redonda: técnica utilizada por pequenos grupos comprometidos com um mesmo ramo de conhecimento ou interesse, para esclarecimentos, troca de ideias, discussão de casos.
verifica-se que estão corretas
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